preloader
Cargando...

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE URBANIZADORA SANTA FE DE BOGOTÁ URBANSA S.A.

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, la empresa URBANIZADORA SANTA FE DE BOGOTÁ URBANSA S.A. (en adelante “URBANSA”), adopta la presente política para el Tratamiento de Datos Personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de sus actividades. En el presente documento se describen los mecanismos por medio de los cuales URBANSA garantiza un manejo adecuado de los Datos Personales recolectados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data.

TÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES

  1. DE LAS PARTES INTERVINIENTES.

    1. RESPONSABLE O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN O DATOS PERSONALES:

      URBANIZADORA SANTA FE DE BOGOTÁ URBANSA S.A., sociedad comercial identificada con el NIT 800.136.561-7, constituida conforme a las leyes de la República de Colombia y cuyo objeto social es:

      1. El estudio, diseño, planeación, contratación y ejecución de obras civiles y construcciones, públicas o privadas.
      2. La prestación de servicios técnicos en los diferentes campos de la ingeniería civil, de asesoría y de interventoría de obras.
      3. La realización de trabajos, estudios y proyectos en materia de urbanización y arquitectura.
      4. La promoción de obras y el estudio, programación y administración de planes promocionales para el desarrollo de inmuebles y construcción de urbanizaciones, centros de vivienda, industriales o comerciales.
      5. Promover, desarrollar o ejecutar inversiones en proyectos inmobiliarios de todo tipo, para lo cual podrá proceder a la adquisición a cualquier título, de bienes inmuebles con destino a parcelarlos, urbanizarlos, construirlos, mejorarlos y enajenarlos.
      6. La adecuación, parcelación y urbanización de inmuebles y la administración y enajenación de predios o unidades resultantes de su fraccionamiento.
      7. La prestación de todos los servicios inherentes a la actividad inmobiliaria y al campo de los bienes raíces, tales como:
        1. La realización de estudios de factibilidad, la evaluación de proyectos, y en general, la realización de estudios económicos, técnicos, financieros, comerciales y de mercadeo, así como la realización de investigaciones y de los estudios sobre el mercado inmobiliario en general.
        2. Promoción, gerencia, interventoría, construcción, comercialización y trámites de ventas de desarrollos inmobiliarios propios, en asociación o de tercero.
        3. La consultoría y asesoría en el campo de los negocios sobre bienes raíces.
        4. La promoción, gerencia y venta de proyectos así como la prestación de servicios de posventa tales como tramitación y cartera.
        5. Los servicios de correduría de propiedad raíz, lo cual implica intervenir como agente intermediario en la venta, compra y permuta de bienes inmuebles.
        6. Los servicios de comisionista para la celebración y ejecución de negocios de toda índole sobre propiedad raíz.
        7. La administración de bienes inmuebles de propiedad de terceros, con facultades para celebrar todo género de negocios jurídicos sobre los mismos, como el contrato de arrendamiento.
        8. El avalúo y peritación sobre - bienes raíces.
        9. La promoción y/o constitución o asociación en o con empresas que tengan como objeto las actividades o negocios a que se refiere el artículo.


      DIRECCIÓN FÍSICA: CARRERA 12 No 98-35 Piso 5.

      PÁGINA WEB: www.urbansa.com.co / www.urbansa.co

      TELÉFONO: 6280166


    2. TITULARES DE LA INFORMACIÓN:

      Clientes, Proveedores, Subcontratistas, Visitantes, Colaboradores o Empleados de URBANSA, que hayan suministrado la información o Datos Personales en virtud del servicio prestado por ésta.

  2. OBJETIVO

    La presente Política establece las directrices generales para la protección y el Tratamiento de Datos Personales al interior de URBANSA, permitiendo de esta manera fortalecer el nivel de confianza entre el Responsable y los Titulares con relación a la obtención, registro, manejo, transferencia y Tratamiento de los datos de carácter personal que realiza URBANSA en el ejercicio ordinario de su objeto social.

  3. ALCANCE

    Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales será aplicada a todas las bases de datos y/o archivos que incluyan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de URBANSA como Responsable del Tratamiento de Datos Personales.

  4. FINALIDAD.

    La información recolectada por URBANSA tiene como principal objetivo permitir el adecuado desarrollo de su objeto social como empresa dedicada al sector de la construcción, además de guardar la información necesaria para dar cumplimiento a deberes legales, principalmente en materia: (i) contable (ii) societaria y (iii) laboral. Asimismo, la información sobre clientes, proveedores, visitantes, accionistas y empleados (actuales o pasados), se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial.

    Por consiguiente, quien acceda a los servicios y/o productos de URBANSA, deberá suministrar de manera voluntaria sus datos ciertos de identificación física o personal, como son entre otros: nombre, apellidos, identificación, edad, género, teléfono, dirección física y electrónica, país, ciudad y demás datos necesarios que le sean solicitados en el proceso de registro como empleado, proveedor, visitante, o cliente de URBANSA.

  5. DEFINICIONES

    1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
    2. Aviso de Privacidad: Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular con el fin de informar sobre el Tratamiento de sus Datos Personales. En el aviso de Privacidad se comunica a los Titulares la información relativa a la existencia de las políticas de Tratamiento de información que serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.
    3. Autoridad de Protección de Datos: Es la autoridad encargada de vigilar y supervisar que en el tratamiento de datos personales se respeten los principios, derechos y garantías de los Titulares.
    4. Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
    5. Causahabiente: Persona que por sucesión o transmisión adquiere los derechos de otra persona.
    6. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
    7. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
    8. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
    9. Habeas Data: Derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.
    10. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
    11. Titular(es): Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
    12. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  6. PRINCIPIOS RECTORES APLICABLES EN MATERIA DE DATOS PERSONALES

    Los principios que se establecen a continuación constituyen los parámetros generales que URBANSA aplica y salvaguarda en el ejercicio de los procesos de captura, registro, manejo, uso y Tratamiento de Datos Personales:

    1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de los Datos Personales se efectuará dentro del marco legal vigente y de acuerdo con la autorización que otorgue el Titular.
    2. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
    3. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
    4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
    5. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
    6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
    7. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
    8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
  7. DERECHOS DE LOS TITULARES

    Los Titulares de Datos Personales gozarán de los siguientes derechos, y de aquellos que les otorgue la ley:

    1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente al Responsable del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
    2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
    3. Ser informado por el Responsable o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus Datos Personales.
    4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio o la Autoridad de Protección de Datos competente, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
    5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
    6. Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  8. DEBERES DE URBANSA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

    URBANSA como Responsable del Tratamiento de Datos Personales, cumplirá los siguientes deberes:

    1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
    2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
    3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
    4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
    5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
    6. De ser aplicable, informar al Encargado del Tratamiento cualquier rectificación, supresión o limitación del Tratamiento que efectué el Titular.
    7. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
    8. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
    9. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
    10. Cuando el Tratamiento sea efectuado por parte de un Encargado, procurar elegir aquel que ofrezca garantías suficientes de conformidad con lo dispuesto en la presente Política de Tratamiento de Datos.
    11. Suscribir con el Encargado del Tratamiento un contrato de transmisión de datos y/o el documento que haga sus veces, en virtud del cual se establezcan, sin limitarse a estas, las obligaciones y derechos del Responsable del Tratamiento, el objeto, la duración, la naturaleza, los tipos de Datos Personales a tratar, la finalidad del Tratamiento y el compromiso de tratar los Datos Personales conforme a la Ley y a la presente política.
    12. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular, así como de sus derechos.
    13. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
    14. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
    15. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
    16. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
    17. Informar a la Autoridad de Protección de Datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
    18. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  9. TÍTULO II
    TRATAMIENTO

  10. TRATAMIENTO DE DATOS.

    URBANSA manifiesta ser responsable del tratamiento de los Datos Personales que hayan sido suministrados por los Titulares y que se encuentren almacenados en bases de datos o medios de almacenamiento de su propiedad o manejo.

    La información que consta en las bases de datos de URBANSA es sometida a distintas formas de Tratamiento, como recolección, intercambio, actualización, procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas. La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales, contratistas, afiliados y subsidiarias, siempre y cuando se trate de cumplir con las finalidades a las que se refiere el Título III del presente documento.

    En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los documentos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información. Asimismo, en cumplimiento de deberes legales, URBANSA podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas.

  11. PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN SUMINISTRADA.

    URBANSA protege los Datos Personales que son suministrados por los Titulares, mediante la adopción de directrices y controles encaminados a evitar el acceso, modificación, divulgación o destrucción no autorizada de la información almacenada en sus bases de datos.

    En cumplimiento de la obligación antes descrita, URBANSA adopta los siguientes protocolos:

    1. Protocolos de seguridad, a través de la restricción de acceso a la información, como es el uso de cifrado de Datos Personales.
    2. Controles en los sistemas de información para garantizar la confiabilidad, integridad y disponibilidad permanente de los Datos Personales.
    3. Procesos constantes de verificación, evaluación y valoraciones sobre las medidas técnicas y de seguridad adoptadas para la protección de los Datos Personales.
    4. Protocolos de seguridad para evitar accesos no permitidos a bases de datos, almacenadas tanto de forma física como electrónica.
    5. Implementación y mejoramiento de controles en las instalaciones físicas, para proteger los datos que se encuentran contenidos de forma física, con el fin de mitigar el efecto nocivo que podría originar la materialización de algún riesgo al que se enfrenta los datos sensibles administrados por URBANSA.

    Sin perjuicio de lo anterior, URBANSA podrá revelar información personal cuando esta sea requerida por una Autoridad de Protección de Datos y/o por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales. Para este caso, URBANSA deberá notificar a los Titulares con una antelación de tres (3) días hábiles antes de la fecha en que deba hacerse entrega de la información.

  12. AUTORIZACIÓN DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

    Para el Tratamiento de los Datos Personales, URBANSA solicitará autorización previa e informada del Titular, que podrá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

    1. La autorización deberá contener por lo menos la siguiente información:
      1. La identificación del Responsable del Tratamiento y del área encargada de la protección de los Datos Personales.
      2. El tratamiento al que serán sometidos los Datos Personales y la finalidad del mismo.
      3. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
      4. Los derechos de los Titulares.
      5. Los canales de comunicación por los cuales los Titulares podrán formular consultas y/o reclamos ante el Responsable del Tratamiento.
    2. Eventos en los cuales no es necesaria la autorización:
      1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
      2. Datos de naturaleza pública.
      3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
      4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
      5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
  13. TÍTULO III
    TIPOS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

  14. DATOS PERSONALES DE LOS EMPLEADOS:

    1. Tratamiento de Datos Personales de Empleados.

      La información recolectada por URBANSA de sus empleados tiene como finalidad principal:

      1. Almacenar los datos personales de los empleados, incluidos los que hayan sido obtenidos en desarrollo del proceso de selección.
      2. Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la ley laboral colombiana a los empleadores y cumplir con las órdenes que impartan las autoridades colombianas competentes para tales efectos.
      3. Emitir certificaciones relativas a la relación que tiene el empleado con Urbansa.
      4. Cumplir con las obligaciones y el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
      5. Gestionar las funciones desarrolladas por los trabajadores.
      6. Consultar memorandos o llamados de atención.
      7. Adelantar los procesos disciplinarios correspondientes.
      8. Contactar a familiares en casos de emergencia.

      9. Parágrafo. URBANSA de forma particular recolectará y tratará Datos Personales de los hijos mayores de edad de los empleados que se encuentren estudiando en instituciones universitarias, con la única finalidad de que puedan ser beneficiarios dentro del sistema de seguridad social en salud. A las precitadas bases de datos solo tendrá acceso el Área de Recursos Humanos y el CAD, con la finalidad de administrar la relación contractual entre URBANSA y el empleado.

    2. Tratamiento de Datos Personales Sensibles de Empleados.

      Para el Tratamiento de Datos Personas Sensibles, URBANSA recolectará dicha información con la respectiva Autorización. Los Datos Personales Sensibles que sean recopilados serán almacenados en bases de datos y/o archivos independientes a los demás Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de URBANSA.

      URBANSA tratará y almacenará especialmente los siguientes datos sensibles:

      1. Huella dactilar y la voz con la finalidad de hacer seguimiento al horario de ingreso a las instalaciones de la compañía y proporcionar ambientes de trabajo seguros.
      2. Datos relativos al estado de salud, los cuales son recopilados, por ejemplo, con el propósito de: (i) hacer frente a la emergencia sanitaria generada por causa de la pandemia Covid-19; (ii) identificar y llevar un control efectivo de las Colaboradores que presenten síntomas relacionados con el Covid-19, estén contagiados o en riesgo de contagio; y (iii) ser transferirlos a las autoridades públicas del orden Nacional y/o Distrital que en los términos de la normatividad vigente así lo requieran.
    3. Término del tratamiento de Datos Personales de los Empleados.

      La información recopilada, almacenada y tratada por URBANSA no podrá ser superior a ochenta (80) años contados a partir de la terminación de la relación laboral, o de acuerdo a las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información, según lo dispone la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos.

  15. DATOS PERSONALES DE ACCIONISTAS:

    1. Tratamiento de Datos Personales de Accionistas.

      La información recolectada por URBANSA de sus accionistas tiene como finalidad principal:

      1. Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de Accionista.
      2. Enviar invitaciones a eventos programados por URBANSA y en general contactar al Accionista.
      3. Emitir certificaciones relativas a la relación del Titular del dato con URBANSA (operaciones comerciales y crediticias en las cuales se deba conocer la composición accionaria de Urbansa).
      4. Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los Accionistas.
    2. Tratamiento de Datos Personales Sensibles de Accionistas.

      Para el Tratamiento de Datos Personas Sensibles, URBANSA recolectará dicha información con la respectiva Autorización. Los Datos Personales Sensibles que sean recopilados serán almacenados en bases de datos y/o archivos independientes a los demás Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de URBANSA.

      URBANSA tratará y almacenará especialmente los siguientes datos sensibles:

      1. Huella dactilar y la voz con la finalidad de hacer seguimiento al horario de ingreso a las instalaciones de la compañía y proporcionar ambientes de trabajo seguros.
      2. Datos relativos al estado de salud, los cuales son recopilados, por ejemplo, con el propósito de: (i) hacer frente a la emergencia sanitaria generada por causa de la pandemia Covid-19; (ii) identificar y llevar un control efectivo de las Colaboradores que presenten síntomas relacionados con el Covid-19, estén contagiados o en riesgo de contagio; y (iii) ser transferirlos a las autoridades públicas del orden Nacional y/o Distrital que en los términos de la normatividad vigente así lo requieran.
    3. Término del tratamiento de Datos Personales de los Empleados.

      La información recopilada, almacenada y tratada por URBANSA no podrá ser superior a cinco (5) años contados a partir de la fecha en que se pierda la calidad de accionista de la compañía.

  16. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE CLIENTES

    1. Tratamiento de Datos Personales de Clientes.

      La información recolectada por URBANSA de sus clientes tiene como finalidad principal:

      1. Realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y pos contractual.
      2. Envío de invitaciones a eventos programados por la empresa.
      3. Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del contrato celebrado.
      4. Cumplir con el objeto del contrato celebrado, incluyendo actividades de envío de correspondencia, cumplimiento y trámite de garantías, entre otros.
      5. Verificar casos en que se de incumplimiento de alguna de las partes.
      6. Vinculación en general de cada cliente.
      7. Realizar actividades de fidelización de clientes y operaciones de marketing, en cuyo caso los Datos Personales podrán ser tratados directamente o indirectamente por el Responsable del Tratamiento o un Encargado del Tratamiento
    2. Tratamiento de Datos Personales Sensibles de Clientes.

      Para el Tratamiento de Datos Personas Sensibles, URBANSA recolectará dicha información con la respectiva Autorización. Los Datos Personales Sensibles que sean recopilados serán almacenados en bases de datos y/o archivos independientes a los demás Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de URBANSA.

      URBANSA tratará y almacenará especialmente los siguientes datos sensibles:

      1. La voz, con la única finalidad de que las grabaciones de las conversaciones mantenidas con los agentes comerciales de la empresa se puedan emplear como prueba del contrato de compraventa y de la respectiva autorización del Tratamiento de Datos Personales.
      2. Datos relativos a su estado de salud, los cuales son recopilados, por ejemplo, con el propósito de: (i) hacer frente a la emergencia sanitaria generada por causa de la pandemia Covid-19; (ii) identificar y llevar un control efectivo de las Colaboradores que presenten síntomas relacionados con el Covid-19, estén contagiados o en riesgo de contagio; y (iii) ser transferirlos a las autoridades públicas del orden Nacional y/o Distrital que en los términos de la normatividad vigente así lo requiera
    3. Término del tratamiento de Datos Personales de los Clientes.

      La información recopilada, almacenada y tratada por URBANSA será igual al que se requiera para el cumplimiento de la relación comercial entre el cliente y URBANSA. Sin perjuicio de lo anterior, el tratamiento de los datos personales no podrá ser mayor a diez (10) años contados a partir de la fecha en que se suministró la información.

  17. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE PROVEEDORES

    1. Tratamiento de Datos Personales de los Proveedores.

      La información recolectada por URBANSA de sus proveedores tiene como finalidad principal:

      1. Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y poscontractual.
      2. Envío de invitaciones a eventos programados por URBANSA o sus vinculadas.
      3. Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores.

      4. Parágrafo. URBANSA recolecta los Datos Personales de los empleados de los proveedores con la finalidad verificar la idoneidad y competencia de los empleados; es decir, una vez verificado este requisito, URBANSA, devolverá tal información al proveedor, salvo cuando se autorice expresamente su conservación.

    2. Tratamiento de Datos Personales sensibles de los Proveedores.

      Para el Tratamiento de Datos Personas Sensibles, URBANSA recolectará dicha información con la respectiva Autorización. Los Datos Personales Sensibles que sean recopilados serán almacenados en bases de datos y/o archivos independientes a los demás Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de URBANSA.

      URBANSA tratará y almacenará especialmente el siguiente dato sensible:

      1. Datos relativos al estado de salud, los cuales son recopilados, por ejemplo, con el propósito de: (i) hacer frente a la emergencia sanitaria generada por causa de la pandemia Covid-19; (ii) identificar y llevar un control efectivo de las Colaboradores que presenten síntomas relacionados con el Covid-19, estén contagiados o en riesgo de contagio; y (iii) ser transferirlos a las autoridades públicas del orden Nacional y/o Distrital que en los términos de la normatividad vigente así lo requieran.
    3. Término del tratamiento de Datos personales de los Proveedores.

      La información recopilada, almacenada y tratada por URBANSA no podrá ser superior al tiempo que dure la relación del proveedor con URBANSA, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información, que en ningún caso podrá ser mayor a diez (10) años contados a partir del momento en que la relación del proveedor finalice.

  18. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE VISITANTES EN EL CONTROL INGRESO

    1. Tratamiento de Datos Personales de Visitantes en el control de ingreso.

      La información recolectada por URBANSA de los visitantes en el control de ingreso tiene como finalidad principal:

      1. Asegurar el ingreso a las instalaciones de URBANSA a personas que cuentan con la autorización de libre tránsito y restringir el paso a aquellas personas que no estén autorizadas.
      2. Garantizar la seguridad en los ambientes vigilados.
      3. Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de las actividades al interior de la empresa.
    2. Tratamiento de Datos Personales Sensibles de Visitantes en el control de ingreso.

      Para el Tratamiento de Datos Personas Sensibles, URBANSA recolectará dicha información con la respectiva Autorización. Los Datos Personales Sensibles que sean recopilados serán almacenados en bases de datos y/o archivos independientes a los demás Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de URBANSA.

      URBANSA tratará y almacenará especialmente el siguiente dato sensible:

      1. Datos relativos al estado de salud, los cuales son recopilados, por ejemplo, con el propósito de: (i) hacer frente a la emergencia sanitaria generada por causa de la pandemia Covid-19; (ii) identificar y llevar un control efectivo de las Colaboradores que presenten síntomas relacionados con el Covid-19, estén contagiados o en riesgo de contagio; y (iii) ser transferirlos a las autoridades públicas del orden Nacional y/o Distrital que en los términos de la normatividad vigente así lo requieran.
    3. Tratamiento de los Datos Personales Sensibles de Visitantes en el control de ingreso.

      La información recopilada, almacenada y tratada por URBANSA no podrá ser superior a un (1) año contados a partir de la fecha de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.

  19. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE REGISTRO DE VIDEO VIGILANCIA

    1. Tratamiento de Datos Personales de registro de video vigilancia.

      La información recolectada por URBANSA recolecta datos biométricos de sus trabajadores y visitantes a través de sus Cámaras de Vigilancia, que tiene como finalidad principal:

      1. Garantizar la seguridad en los ambientes laborales.
      2. Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de actividades laborales de la compañía.
      3. Controlar el ingreso, permanencia y salida empleados y contratistas en las instalaciones de la empresa.

      4. Parágrafo. Para cumplir con el deber de información que le corresponde a URBANSA como administrador de Datos Personales, implementará Avisos de Privacidad en las zonas en donde se realice la captura de imágenes que impliquen Tratamiento de Datos Personales.

    2. Término del tratamiento de los Datos Personales de Registro de video vigilancia.

      La información recopilada, almacenada y tratada por URBANSA no podrá ser superior a treinta (30) días contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.

  20. TÍTULO IV
    POLÍTICAS ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

  21. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

    URBANSA actualmente realiza Transmisión Internacional de Datos Personales por cuanto algunas de sus bases de datos son almacenadas en servidores externos a la compañía ubicados en el exterior a cargo de un tercero. En todo caso para realizar la Transmisión internacional de Datos Personales, además de informar al titular y contar con su autorización URBANSA se asegurará que la acción de transmitir esté regulada por un contrato que contemple los requisitos fijados en Colombia por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y demás normativa aplicable.

  22. DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

    URBANSA no realiza de forma directa el Tratamiento de Datos Personales de menores de Edad. Sin embargo, de forma particular la empresa recolecta y trata los Datos Personales de los hijos menores de edad de sus empleados, con la única finalidad de cumplir con las obligaciones que impone la ley a los empleadores en relación con las afiliaciones a sistema de seguridad social y parafiscales, y en particular para permitir el disfrute de los derechos fundamentales de los niños a la salud y a la recreación.

    En todo caso, URBANSA recolectará cuando corresponda la respectiva Autorización para su Tratamiento, teniendo siempre de presente el interés superior del menor y el respeto de los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

  23. TÍTULO V
    PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES

    El CENTRO DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL CAD será el órgano responsable de cumplir con la función de protección de Datos Personales y dar trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y demás normativa aplicable.

    En caso de presentarse cualquier consulta, reclamo, queja o petición referente al tratamiento de los datos personales de los Titulares, estos podrán comunicarse al correo electrónico. protecciondedatos@urbansa.com.co o en la siguiente dirección física: Carrera 12 No 98-35 Piso 5°. Edificio Chicó Empresarial en la ciudad de Bogotá, D.C.

  24. CONSULTAS.

    Se podrá consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de URBANSA, y la empresa se encargará de suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del solicitante, empleando en todo caso un lenguaje claro y sencillo.

    La consulta una vez recibida por la empresa, será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. La información solicitada por el Titular podrá ser facilitada por escrito, mediante correo electrónico o por cualquier medio según lo requiera el Titular.

    Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha en que se atenderá tal consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

    El Titular podrá consultar de forma gratuita sus Datos Personales al menos una vez cada mes calendario, y en los eventos en que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

    No obstante, en caso de que las consultas tengan una periodicidad mayor a una por cada mes calendario, se podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.

  25. RECLAMOS.

    Cuando se considere que la información contenida en una base de datos de URBANSA debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando se advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, se podrán presentar reclamación ante URBANSA, la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:

    1. El reclamo se formulará mediante comunicación escrita dirigida a URBANSA, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.


      Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
    2. En caso que URBANSA reciba un reclamo del cual no sea competente para resolverlo, la empresa dará traslado a quien efectivamente corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará al Titular.


      Una vez recibido el reclamo completo, la empresa incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. La empresa conservará dicha leyenda en el dato objeto de discusión hasta que el reclamo sea decidido.
    3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, la empresa informará al Titular los motivos de la demora y la nueva fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  26. QUEJAS.

    El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro; sólo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio o la Autoridad de Protección de Datos por el ejercicio de sus derechos una vez haya agotado el trámite de Consulta o Reclamo directamente ante la empresa.

  27. PETICIONES DE ACTUALIZACIÓN Y/O RECTIFICACIÓN

    URBANSA rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información que sea inexacta o se encuentre incompleta, atendiendo al procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el Titular deberá allegar la solicitud según los canales dispuestos por la compañía, indicando la actualización y rectificación del dato y a su vez deberá aportar la documentación que soporte tal petición.

  28. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

    El Titular podrá revocar en cualquier momento el consentimiento o autorización dada para el Tratamiento de sus Datos Personales, siempre y cuando no se encuentre un impedimento consagrado en una disposición legal o contractual.

    Así también el Titular tiene derecho a solicitar en todo momento a URBANSA la supresión o eliminación de sus Datos Personales.

    Tal supresión implica la eliminación bien sea de manera total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o Tratamientos realizados por URBANSA.

    El derecho de cancelación no es absoluto y por lo tanto URBANSA podrá negar revocatoria de autorización o eliminación de los Datos Personales en los siguientes casos:

    1. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
    2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
    3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
  29. TÍTULO VI
    DISPOSICIONES FINALES.

  30. MODIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS

    URBANSA. se reserva el derecho de modificar la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales en cualquier momento. Sin embargo, toda modificación será comunicada de forma oportuna a los titulares de los Datos Personales a través de los medios habituales de contacto con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia.

    En el evento que un Titular no esté de acuerdo con la nueva Política General o especial y con razones válidas que se constituyan en una justa causa para no continuar con la autorización para el Tratamiento de Datos Personales, el Titular podrá solicitar a la empresa el retiro de su información a través de los canales indicados en el Título V del presente documento. Sin embargo, los Titulares no podrán solicitar el retiro de sus Datos Personales cuando la empresa tenga un deber legal o contractual de tratar los datos.

  31. VIGENCIA

    La presente Política rige y es firmada a partir del 20 de abril de 2020.



 

MARTHA CAROLINA WALTEROS BAUTISTA

Presidente